Cách đặt mật khẩu, bảo vệ dữ liệu trong Excel 2016

0

Excel thường chứa rất nhiều dữ liệu quan trọng vì nó có thể liên quan đến lương, thông tin cá nhân nhạy cảm của nhân viên, danh sách khách hàng … Do đó, việc bảo vệ dữ liệu file Excel là thực sự cần thiết, nhất là trong thời buổi máy tính thường xuyên bị tấn công mạng như hiện nay.

Hầu hết tất cả dữ liệu cá nhân của bạn như tài khoản mail, tài khoản mạng xã hội, thậm chí cả thiết bị di động đều phải được bảo mật bằng một số phương tiện. Nếu vậy, khi sở hữu một bảng tính có quá nhiều dữ liệu quan trọng, tất nhiên nó xứng đáng được bảo mật an toàn.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách bảo vệ File Excel trên máy tính. Cho dù bạn muốn giới hạn quyền truy cập vào toàn bộ tài liệu hay chỉ đơn giản là ngăn chặn việc sửa đổi File, chỉ mất vài phút. Nếu bạn lo lắng bảng tính sẽ rơi vào tay kẻ xấu, dữ liệu bị công khai trên Internet, hãy cùng Download.vn hành động ngay trước khi quá muộn!

Office 2016 Office 2016 dành cho Mac

Cách đặt mật khẩu bảo vệ File Excel

Microsoft Excel 2016 cho phép bạn dễ dàng mã hóa toàn bộ sổ làm việc của mình bằng cách đặt mật khẩu. Chỉ với 3 bước đơn giản dưới đây:

Bước 1: Đi tới phần Tập tin > Thông tin > Bảo vệ sổ làm việc.

Thiết lập mật khẩu bảo vệ cho các File Excel

Bước 2: Chọn Mã hóa bằng mật khẩu trong menu thả xuống, sau đó nhập mật khẩu bạn muốn đặt, nhấn đồng ý.

Nhập mật khẩu để bảo vệ File Excel
Nhập mật khẩu để bảo vệ File Excel

Bước 3: Nhập lại xác nhận mật khẩu.

Vì vậy, từ lần tiếp theo bạn mở File trong Excel, bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu để truy cập.

Hộp thoại nhắc nhập mật khẩu của File Excel mỗi khi File được mở
Hộp thoại nhắc nhập mật khẩu của File Excel mỗi khi File được mở

Có một lưu ý đặc biệt để nhắc nhở bạn rằng: Đảm bảo không quên mật khẩu. Bởi vì, sau khi bảo mật xong File Excel, bạn không thể mở bảng tính quan trọng được nữa, điều này cũng đau đầu chẳng kém gì hacker lấy mất File!

Cho phép truy cập các File Excel ở chế độ ‘Chỉ đọc’ hoặc ‘Chỉ đọc’

Đặt mật khẩu File Excel như trên quá đơn giản. Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể, bạn muốn cho phép người dùng xem dữ liệu trên File, nhưng không được sửa đổi hoặc thao tác bất cứ điều gì ảnh hưởng đến dữ liệu. Cách đơn giản sau đây sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.

Bấm vào phần Tập tin > Lưu thành > Lựa chọn khác.

Đặt File Excel thành chế độ Chỉ đọc.
Đặt File Excel thành chế độ Chỉ đọc.

Bấm vào Công cụ > Các tùy chọn chung trong hộp thoại thả xuống.

Thiết lập mật khẩu để bảo vệ các File Excel chỉ đọc

Trong phần này, bạn sẽ thấy 2 tùy chọn: Mật khẩu để mởMật khẩu để sửa đổi. Lựa chọn Mật khẩu để mở cho phép bạn đặt mật khẩu khi mở File (tương đương với thao tác trên), tùy chọn Mật khẩu để sửa đổi là cho phép người dùng mở File nhưng hạn chế chỉnh sửa File. Nếu bạn muốn thiết lập các hạn chế nào đó, bạn đặt mật khẩu cho phần đó, các tùy chọn còn lại bạn có thể để trống.

File đang ở chế độ Chỉ đọc và nếu bạn muốn chỉnh sửa nó, bạn phải nhập mật khẩu
File mở ở chế độ Chỉ đọc và nếu bạn muốn chỉnh sửa nó, bạn phải nhập mật khẩu

Bảo vệ theo Trang tính (Sheet) trong Excel

Nếu tài liệu của bạn có nhiều hơn một trang tính (xem bài viết: Làm việc với bảng tính Trang tính trong Excel), bạn có thể muốn hạn chế quyền truy cập cho từng trang tính, không phải toàn bộ tài liệu. Đây là những gì bạn cần biết:

Trong phần được gắn thẻ Ôn tập, bạn chọn Bảo vệ trang tính.

Bảo vệ Trang tính trên Microsoft Excel 2016
Bảo vệ Trang tính trên Microsoft Excel 2016

Tại đây, bạn sẽ nhận được một hộp thoại để nhập mật khẩu bảo vệ cho trang tính hiện đang mở.

Thiết lập trang tính bảo vệ bằng mật khẩu trong Excel
Thiết lập trang tính bảo vệ bằng mật khẩu trong Excel

Trong hộp thoại Bảo vệ trang tính Bây giờ bạn sẽ thấy rằng có một số hạn chế đối với cách Trang tính sẽ bị Key. Ví dụ như Key chọn ô, Key định dạng, chèn Key hàng / cột, xóa hàng cột… Tùy theo mục đích của bạn mà chọn cho mình một tùy chọn Sheet key phù hợp.

Thêm mật khẩu vào File Excel bằng VBA

Cách này được sử dụng nếu bạn có một chút kinh nghiệm lập trình, vì nó sử dụng macro VBA. Cách bảo mật này ngoài việc hạn chế quyền truy cập và sửa đổi File, nó còn cho phép bạn mở rộng thêm một số bảo vệ thông qua mã. Đầu tiên bạn cần đến phần Nhà phát triển > Macro.

Chọn Macro trong Tab nhà phát triển
Chọn Macro trong Tab nhà phát triển

Để tạo một Macro mới, bạn cần đặt tên cho nó, trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sử dụng tên ‘mật khẩu

Đặt tên cho Macro trong Excel
Đặt tên cho Macro trong Excel

Với mục đích của bài viết này, chúng tôi sử dụng dòng mã sau:

Range("A1").Value = "Mat-Khau"

Tuy nhiên, trong thực tế, bạn có thể phải điều chỉnh phạm vi ô mà bạn muốn bảo vệ, có thể không A1 nhưng đúng hơn là phạm vi A[x]: B[y] bằng cách nào đó. Trong Trình soạn thảo Visual Basic, điều hướng đến mục Công cụ > Thuộc tính VBAProject.

Trong tab Sự bảo vệBạn sẽ tìm thấy một phần hộp kiểm cho phép chặn các chế độ xem dự án. Ngoài ra, các trường cho phép bạn thêm mật khẩu bảo vệ để ngăn truy cập vào các thuộc tính của Dự án.

Thuộc tính dự án

Cần lưu ý rằng mặc dù loại bảo vệ này khá hữu ích, nhưng nó có nhiều hạn chế, đặc biệt là trong cách khôi phục và loại bỏ. Vì vậy, nếu bạn không phải là một chuyên gia, đừng làm theo cách này.

Trên đây là một số cách bảo vệ dữ liệu trong file Excel mà bạn có thể sử dụng. Ngoài các cách bảo mật trên thì hiện nay có rất nhiều loại virus làm cho máy tính của bạn bị mất dữ liệu Mã hóa dữ liệu (ngay cả khi bạn đặt mật khẩu). Vì vậy, ngoài các File Excel được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn cũng nên lưu trữ nó trên các nguồn đáng tin cậy như Google Drive, OneDrive hoặc Dropbox. Đồng bộ hóa dữ liệu trên các kênh lưu trữ online Không chỉ giữ an toàn cho dữ liệu của bạn mà còn cho phép bạn truy cập dữ liệu đó ở mọi nơi, trên mọi thiết bị!

Có thể bạn quan tâm:

Leave A Reply

Your email address will not be published.