Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets

Định dạng có điều kiện cho phép bạn tự động thêm màu và kiểu Google Trang tính để phân tích dữ liệu trên đó dễ dàng hơn.

Định dạng có điều kiện là khi bạn tự động định dạng kiểu ô trang tính dựa trên dữ liệu trong mỗi ô. Google Trang tính cho phép bạn sử dụng định dạng có điều kiện để áp dụng các kiểu phông chữ, màu tô và kiểu khác nhau cho một bảng tính dễ đọc hơn.

Tất cả những gì bạn cần làm để sử dụng định dạng có điều kiện là tạo một số quy tắc bảng tính như hình dưới đây.

Khi nào sử dụng định dạng có điều kiện?

Định dạng có điều kiện của Google Trang tính có thể hữu ích trong nhiều trường hợp. Lợi ích lớn nhất là nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán, đồng thời nó cũng khuyến khích bạn thiết lập trước và tạo kiểu cho bảng tính của mình.

Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để phân biệt các kiểu dữ liệu trong một tập hợp (ví dụ: nhóm nhân viên theo bộ phận). Bạn cũng có thể sử dụng nó để thu hút sự chú ý đến các giá trị cần giải quyết, chẳng hạn như lợi nhuận âm. Đôi khi, nó cũng giúp giảm bớt các bản ghi dữ liệu lỗi thời như các hoạt động trong quá khứ.

Cách tạo định dạng có điều kiện trong Google Trang tính

Ví dụ đơn giản sau đây sẽ giúp bạn hiểu cách định dạng có điều kiện trong Google Trang tính. Start với một sổ làm việc mới và làm theo các bước sau:

1. Nhập một số giá trị mẫu vào một số hàng.

Giá trị mẫu trong Google Trang tính

2. Đánh dấu phạm vi ô bạn muốn cho định dạng có điều kiện.

3. Từ menu định dạng, chọn Định hình có điều kiện.

Menu chính của Google Trang tính

4. Thay đổi Định dạng ô nếu … từ menu thả xuống Bằng.

5. Nhập một trong các giá trị mẫu vào hộp Giá trị hoặc công thức.

6. Chọn định dạng bạn muốn thêm, chẳng hạn như màu tô ô.

Đánh dấu các ô trong Google Trang tính

7. Nhấp vào Thêm quy tắc khác.

8. Thay thế giá trị trước đó bằng một giá trị khác trong trang tính và chọn màu hoặc định dạng khác cho giá trị đó.

9. Lặp lại hai bước trước đó để xem nhiều giá trị hơn. Sử dụng một định dạng khác nhau mỗi lần.

10. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút Làm xong để xem danh sách các quy tắc bạn đã tạo.

Hoàn thành định dạng có điều kiện trong Google Trang tính

Các loại định dạng mà Google Trang tính hỗ trợ

Google Trang tính hỗ trợ nhiều định dạng có điều kiện để người dùng lựa chọn. Chúng được xây dựng dựa trên ba kiểu dữ liệu chính: văn bản, ngày tháng và số.

Bản văn

Các điều kiện đơn giản nhất cho văn bản, trống, tùy thuộc vào việc ô chứa bất kỳ giá trị nào.

Để kiểm tra sự tồn tại của một phần nội dung, hãy sử dụng chứa đựng. Điều kiện này có thể kiểm tra một phần văn bản nhất định hoặc sử dụng kết hợp các mẫu cho mỗi ? là viết tắt của bất kỳ ký tự nào và * là viết tắt của 0 hoặc nhiều ký tự khác.

Cuối cùng, để có nhiều kết hợp văn bản có cấu trúc hơn, Start với, kết thúc bằng hoặc là chính xác sẽ thu hẹp các kết hợp có thể có.

ngày

Ngày rất dễ sử dụng, mặc dù chúng hỗ trợ một số giá trị được xác định trước ngoài những gì người dùng chọn. Sử dụng định dạng có điều kiện để tìm ngày trước, sau hoặc bằng với việc lựa chọn các ngày có liên quan (ngày mai, năm trước). Bạn cũng có thể so sánh chúng với một ngày đã chọn.

Số

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để tìm các số bằng, lớn hơn, nhỏ hơn hoặc giữa các dãy số khác.

Các công thức định dạng có điều kiện có thể tùy chỉnh

Công thức tùy chỉnh làm cho định dạng có điều kiện mạnh mẽ hơn vì chúng có thể đánh dấu toàn bộ phạm vi, thậm chí các ô được tham chiếu bên ngoài phạm vi được định dạng. Để hiểu rõ hơn, vui lòng tham khảo ví dụ dưới đây.

Tùy chỉnh bảng tính trong Google Trang tính

Tạo bảng 2 cột trong Google Trang tính. Để đánh dấu tất cả các hàng trong dữ liệu có hơn 4 mặt hàng trái cây còn lại trong kho:

  1. Chọn một loạt dữ liệu (A2: B5).
  2. Mở cửa sổ Quy tắc định dạng có điều kiện.
  3. Chọn Công thức tùy chỉnh là là điều kiện.
  4. Trong Giá trị, nhập khẩu = $ B2> 4.
Tùy chỉnh các giá trị trong bảng tính Google Trang tính

Đối với một công thức bình thường trong một ô, nó phải Start bằng một dấu =. Biểu tượng $ trước cột B làm cho nó trở thành một tham chiếu tuyệt đối, vì vậy so sánh luôn tham chiếu đến dữ liệu từ cột đã cho. Hàng (2) có liên quan đến hàng đầu tiên của dải dữ liệu. Do đó, đối với mỗi hàng, so sánh xảy ra cho mỗi giá trị trong cùng một hàng.

Các kiểu định dạng được hỗ trợ trong Google Trang tính

Bạn có thể chọn một tập hợp giới hạn các kiểu đặt trước trong Google Trang tính bằng cách nhấp vào văn bản Mặc định trong Kiểu định dạng.

Bên cạnh đó, trong khi các tùy chọn định dạng khá hạn chế, chúng phục vụ cho những mục đích thiết thực nhất.

Đầu tiên, bạn có thể định cấu hình mọi tổ hợp kiểu phông chữ chuẩn: đậm, nghiêng, gạch dưới và gạch ngang. Đặc biệt, chúng giúp chỉ định các giá trị hợp lệ hoặc không hợp lệ.

Một kiểu khác mà bạn có thể áp dụng màu liên quan: cả văn bản (phía trước) và màu nền. Công cụ chọn màu tiêu chuẩn cũng có sẵn, bao gồm tùy chỉnh màu sắc mà bạn mong muốn.

Định dạng có điều kiện bằng thang màu

Một Cách trực quan hóa các giá trị số là thang màu. Nó sẽ giúp bạn gán màu từ bảng màu theo giá trị được liên kết với mỗi ô. Màu sẽ được áp dụng cho màu nền – Tô màu.

Ví dụ, thủ thuật này thường được sử dụng trong đồ thị và bản đồ. Màu tối hơn có thể cho biết giá trị thấp hơn.

Bảng màu trong Goolge Sheets

Việc triển khai Google Trang tính còn hạn chế nhưng rất dễ sử dụng. Chọn phạm vi số nhưng lần này, thay đổi tab gần đầu Quy tắc định dạng có điều kiện từ Màu đơn đến Thang màu.

Trong Định dạng quy tắcBạn có thể xác định bản chất của thang màu. Nhấp chuột Xem trước để xem và chọn các bảng màu được xác định trước. Bạn có thể tùy chỉnh thang màu đó bằng cách chọn các giá trị hoặc tỷ lệ phần trăm khác nhau để thể hiện điểm màu thấp nhất, điểm màu tối đa và điểm màu trung tính. Bộ chọn màu bên cạnh mỗi điểm cho phép bạn kiểm soát bảng màu nhiều hơn.

Trên đây là cách định dạng có điều kiện trong Google Trang tính. Hi vọng bài viết hữu ích với bạn.