Cách tạo sơ đồ Gantt bằng Microsoft Excel

0

Gantt Chart là một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến, giúp người dùng lập kế hoạch, xác định tài nguyên và lên lịch thực hiện nhiệm vụ cần thiết. Vậy làm thế nào để tạo một sơ đồ Gantt? Bài viết này sẽ giúp bạn tạo Biểu đồ Gantt ngay trong Microsoft Excel.

Quản lý dự án là nền tảng cần thiết giúp bạn đạt được tất cả các mục tiêu kinh doanh trong thời hạn nhất định. Nó đảm bảo doanh nghiệp có kế hoạch thực hiện mục tiêu chiến lược phù hợp. Cho dù bạn đang điều hành một công ty quy mô nhỏ hay lớn, một công cụ quản lý dự án tốt là điều cần thiết để định hình sứ mệnh đặt ra và hoàn thành thành công các mục tiêu.

Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt Biểu đồ / biểu đồ dạng thanh, minh họa tổng quan về các nhiệm vụ và thời gian ước tính cho mỗi nhiệm vụ để hoàn thành dự án. Biểu đồ này hiển thị các nhiệm vụ theo trục tung, thời gian theo trục hoành.

Gantt Chart tóm tắt các giai đoạn thực hiện dự án cần thiết, các công việc chính cần hoàn thành theo từng giai đoạn. Về bản chất, nó chính là “hình ảnh minh họa” của kế hoạch dự án, giúp mọi người dễ dàng theo dõi toàn bộ công việc phải thực hiện theo thời gian, phát huy tính sáng tạo và phối hợp nhanh chóng. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm biết cách thực hiện và quản lý tổng thể dự án một cách tối ưu. Hầu hết các nhà quản lý dự án thích sử dụng nó Biểu đồ Gantt vì tính đơn giản, dễ thiết kế và giúp họ đưa ra quyết định hiệu quả khi thực hiện nhiệm vụ.

Vậy làm thế nào để tạo một sơ đồ Gantt? Bài viết này sẽ giúp bạn Tạo biểu đồ Gantt ngay trong Microsoft Excel.

Tạo bảng lịch trình dự án

Mở bảng tính Excel và tạo danh sách nhiệm vụ trong dự án của bạn theo thứ tự ngày Start và ngày kết thúc nhiệm vụ. Nhập dữ liệu vào cột tương ứng như hình bên dưới. Trong đó, Start Date: ngày Start; End Date: ngày kết thúc; Mô tả: Mô tả nhiệm vụ và Thời lượng: Thời gian.

Tạo biểu đồ Gantt

Bây giờ hãy nhấp vào bất kỳ ô trống nào trên trang tính và điều hướng đến tab Chèn trong dải băng Excel. Nhấp vào biểu tượng sơ đồ Quán ba. Chọn loại sơ đồ Quán ba từ menu thả xuống. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một sơ đồ trống.

Tạo sơ đồ Gantt ngang

Bấm chuột phải vào sơ đồ trống, sau đó bấm Chọn dữ liệu từ menu thả xuống, cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu sẽ mở.

Tạo biểu đồ Gantt với Excel

Trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu, nhấp chuột Thêm trong Mục nhập chú giải (Chuỗi). Điều này sẽ mở ra một cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi.

Chọn nguồn dữ liệu cho Biểu đồ Gantt

Trong Chỉnh sửa chuỗi, di chuyển con trỏ chuột đến một trường trống trong tên sê-ri và nhấp vào ngày Start (Khởi đầu) trong bảng vừa tạo trong Excel.

Chỉnh sửa giá trị trong Biểu đồ Gantt

Bây giờ di chuyển con trỏ chuột xuống giá trị Loạt ở cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi. Nhấp vào biểu tượng bảng tính ở cuối trường Giá trị chuỗi, một cửa sổ Chỉnh sửa Chuỗi nhỏ sẽ mở ra. Bây giờ hãy nhấp vào ngày đầu tiên trong cột Start từ bảng và di chuột xuống ngày cuối cùng của cột Ngày Start để thêm ngày Start dự án vào Biểu đồ Gantt.

Nhấp vào biểu tượng bảng tính

Nhấp lại vào biểu tượng bảng tính để quay lại cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi > bấm vào đồng ý.

Thêm thời gian vào sơ đồ Gantt

Sau khi thêm ngày Start vào biểu đồ Gantt, tiếp theo, hãy thêm thời lượng tác vụ vào cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu. Đây, bấm vào Thêm trong Mục nhập chú giải (Chuỗi) để mở lại cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi.

Thêm giá trị vào sơ đồ Gantt

Trong cửa sổ này, di chuyển con trỏ chuột đến vùng trống trong tên sê-ri> bấm Thời lượng bảng trong Excel. Bây giờ di chuột xuống dưới giá trị Loạt. Nhấp vào biểu tượng bảng tính ở cuối trường giá trị Loạt. Điều này sẽ mở một cửa sổ bật lên Chỉnh sửa chuỗi.

Cửa sổ chỉnh sửa dữ liệu nhỏ trong Biểu đồ Gantt

Bây giờ hãy nhấp vào dữ liệu đầu tiên trong cột Thời lượng trong bảng và kéo xuống hàng dữ liệu cuối cùng trong cột để thêm thời gian cho các nhiệm vụ dự án vào Biểu đồ Gantt.

Chỉnh sửa chuỗi trong biểu đồ Gantt

Nhấp lại vào biểu tượng bảng tính để quay lại cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi > bấm vào đồng ý.

Dữ liệu bổ sung vào Biểu đồ Gantt

Trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu, Nhấn nút đồng ý xây dựng Biểu đồ Gantt.

Thêm mô tả nhiệm vụ vào sơ đồ Gantt

Làm theo hướng dẫn để thêm mô tả nhiệm vụ vào sơ đồ Gantt. Trong Biểu đồ Gantt, nhấp chuột phải và> chọn thanh màu xanh lam Dữ liệu từ menu thả xuống để mở Chọn nguồn dữ liệu. Nhấn vào nút Biên tập trong Nhãn Trục ngang (Danh mục) để mở cửa sổ Axis Labels.

Mở cửa sổ Axis Labels

Nhấp vào biểu tượng bảng tính trong cửa sổ này, chọn dữ liệu đầu tiên trong cột sự miêu tả của bảng được tạo trong Excel và kéo chuột đến vị trí của hàng dữ liệu cuối cùng trong cột.

Nhãn trục

Sau khi hoàn tất, hãy nhấp lại vào biểu tượng bảng tính Nhãn trục > nhấn đồng ý trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu.

Định dạng giản đồ

Bước cuối cùng là định dạng sơ đồ để nó trông giống như Biểu đồ Gantt. Để làm điều đó, hãy chuyển các phần màu xanh lam thành các thanh trong suốt để chỉ hiển thị phần màu cam như sau:

Nhấp chuột phải vào thanh màu xanh lam trong sơ đồ Gantt> chọn Định dạng chuỗi dữ liệu từ menu để mở cửa sổ này.

Định dạng giản đồ tương tự như Biểu đồ Gantt

Bấm vào biểu tượng Sơn, tiếp đó hãy chọn Không có điền.

Định dạng biểu đồ Gantt

Trong Biên giới, chọn Không có dòng.

Bạn sẽ thấy sơ đồ Gantt thứ tự ngược lại. Để thay đổi điều này, hãy bấm vào một hành động nằm trên trục tung trong sơ đồ để mở cửa sổ Định dạng Trục.

Nhấp vào biểu tượng Sơ đồ thanh, chọn Danh mục theo thứ tự ngược lại trong menu con Vị trí trục.

Định dạng biểu đồ Gantt với Excel

Đây là sơ đồ Gantt của bạn:

Định dạng sơ đồ Gantt

Xong rôi. Chúc may mắn!

Leave A Reply

Your email address will not be published.