Gửi thư tự động từ danh sách trên Google Sheets

0

Google Scripts là một công cụ mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để tự động hóa các công cụ năng suất của Google như Google Trang tính và Google Tài liệu. Gửi email tự động bổ sung thêm một cách mạnh mẽ cho các công cụ như vậy.

Tải xuống Google Trang tính dành cho iOS

Tải xuống Google Trang tính dành cho Android

Có lẽ bạn là một nhân viên Office với hy vọng gửi email hàng tháng cho sếp bằng các công thức tự động trong Google Trang tính. Hoặc có thể bạn là người quản lý không muốn mất quá nhiều thời gian để gửi email cho từng thành viên trong nhóm. Sau đó, chức năng Google Scripts sẽ giúp bạn hoàn thành các tác vụ này và hơn thế nữa.

Chỉ với một lần thiết lập, bạn sẽ không bao giờ phải tự gửi dữ liệu nữa. Hãy để Google Scripts hoạt động như một trợ lý cá nhân của bạn và giúp bạn thực hiện một số công việc.

1. Thiết lập Google Trang tính để gửi email

Bước đầu tiên để thiết lập Google Trang tính để gửi thư tự động với Google Scripts là có một trang tính có tên, địa chỉ email và tin nhắn cho những người mà bạn muốn tập lệnh gửi thư đến.

Để Start, bạn tạo trang email đặc biệt của mình bằng cách thêm một trang tính mới vào sổ làm việc hiện tại và đặt tên cho nó, chẳng hạn như Gửi – Email.

Đặt tên cho trang tính mới

Trong trang Gửi – Email Mới, bạn sẽ muốn tạo một tiêu đề. Mỗi hàng trong trang tính này sẽ đại diện cho một email riêng lẻ sẽ được gửi qua email.

Thông tin người nhận

Bạn có thể tạo một email với bất kỳ kích thước và cấu trúc nào bằng cách sử dụng các cột để nối thông tin tĩnh và động.

Tạo một email có kích thước bất kỳ

Thông tin tĩnh chỉ là văn bản bạn vừa nhập vào một ô. Điều này sẽ không thay đổi từ tháng này sang tháng khác. Nó chỉ là một phần của thông điệp email luôn luôn như vậy, không thay đổi. Tuy nhiên, đối với dữ liệu bạn muốn thay đổi hàng tháng, bạn có thể thêm khả năng nhập dữ liệu liên quan từ các trang tính khác vào bảng tính của mình.

Thông tin tĩnh

Mục đích ở đây là bất cứ khi nào bạn mở trang tính để xem thông báo tự động, bạn sẽ có một mục menu mà bạn có thể nhấp vào để khởi chạy Google Scripts để gửi email và gửi kết quả cho tất cả mọi người. mọi người.

Khi bạn đã hoàn tất việc tạo trang tính của mình, nó sẽ giống như sau:

Trang tính khi hoàn thành

Vì vậy, trang tính của bạn với tất cả các email cá nhân của bạn đã sẵn sàng. Bây giờ chúng ta hãy chuyển sang viết kịch bản.

2. Viết kịch bản để tự động gửi thư

Để viết script, bạn cần sử dụng một trình soạn thảo script. Bạn sẽ tìm thấy nó trong phần Công cụ> Trình chỉnh sửa tập lệnh.

Biên tập kịch bản

Bạn sẽ cần tạo một chức năng mới ở đầu bảng điều khiển bên phải.

Tạo một chức năng mới

Chỉ cần sao chép và dán tập lệnh bên dưới vào vùng viết tập lệnh:

function sendArticleCountEmails () {

var ss = SpreadsheetApp.getActiveS Spreadsheet ();

ss.setActiveSheet (ss.getSheetByName (“Gửi-Email”));

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet ();

var dataRange = sheet.getRange (“A2: F4”);

var data = dataRange.getValues ​​();

cho (tôi trong dữ liệu) {

var rowData = data[i];

var emailAddress = rowData[1];

var receiver = rowData[0];

var message1 = rowData[2];

var message2 = rowData[3];

var tham số2 = rowData[4];

var message3 = rowData[5];

var message = “Kính gửi” + người nhận + ‘, n n’ + message1 + ” + message2 + ” + tham số2 + ” + message3;

var subject = “Số bài viết của bạn trong tháng này”;

MailApp.sendEmail (địa chỉ email, chủ đề, tin nhắn);

}

}

Tập lệnh này có vẻ khá phức tạp, nhưng thực sự không phải vậy. Chia nhỏ nó ra để bạn biết chính xác những gì mỗi dòng làm.

3. Chia nhỏ mã

Để chức năng này hoạt động bình thường, bạn cần đảm bảo rằng trang tính nơi lưu trữ tất cả các email là một trang hoạt động. Nếu không, sau đó mọi thứ sẽ không hoạt động. Hai dòng dưới đây đảm bảo điều đó.

2 dòng đầu tiên của script

Tiếp theo, chúng ta cần trích xuất tất cả dữ liệu từ trang tính. Cách sheet.GetRange () sẽ trích xuất thông tin từ bất kỳ dải ô nào bạn cung cấp dấu ngoặc kép. Tiếp theo, Cách dataRange.getValues ​​() trích xuất dữ liệu và lưu trữ chúng thành một mảng hai chiều được gọi là dữ liệu.

3 dòng tiếp theo của script

Bây giờ chúng ta có tất cả dữ liệu được lưu trữ trong một mảng, chúng ta cần lặp lại mảng bằng một vòng lặp. cho. Mỗi phần tử của mảng là một hàng chứa mảng một chiều các phần tử cột. Bạn có thể tham khảo mỗi cột bằng cách sử dụng một số.

7 dòng tiếp theo của script

Bước tiếp theo trong chức năng này là hợp nhất tất cả các phân đoạn của thư để tạo phần nội dung của email. Bạn có thể cung cấp cho nội dung email một định dạng bằng cách sử dụng các ký tự n , có đổi trả hàng.

var message = “Kính gửi” + người nhận + ‘, n n’ + message1 + ” + message2 + ” + tham số2 + ” + message3;

Nhân vật + là một lệnh tham gia. Bạn đặt văn bản tĩnh thực sự bên trong dấu nháy đơn. Vì vậy, thông điệp này được kết hợp với nhau bằng cách đặt từ “kính thưa“phía trước biến receiver (lưu ý sau” Dear “có khoảng trắng).

Tiếp theo, bạn thêm hai lần trả hàng vào cuối. Sau đó, bạn thêm phân đoạn tin nhắn đầu tiên, khoảng trắng, phân đoạn tin nhắn thứ hai, khoảng trắng, biến sẽ được đưa vào tin nhắn mỗi tháng, và cuối cùng là phần cuối cùng của tin nhắn.

Bạn có thể có bao nhiêu phần của thư tùy ý, bạn chỉ cần sử dụng nhiều cột hơn để tạo toàn bộ thư theo từng phần.

Hai dòng mã cuối cùng chỉ đặt dòng tiêu đề cho email (điều này cũng có thể bao gồm dữ liệu từ bảng tính nếu bạn muốn) và cuối cùng là Cách gửi email ().

4. Kích hoạt tập lệnh

Quay lại cửa sổ trình chỉnh sửa tập lệnh, bạn tìm kiếm hàm onOpen. Nếu hàm đã có ở đó, bạn sẽ thấy một loạt mã trong dấu ngoặc đơn. Đi đến cuối mã và thêm các dòng sau:

var bảng tính = SpreadsheetApp.getActive ();

var menuItems = [

{name: ‘Send Emails’, functionName: ‘sendArticleCountEmails’}

];

Spreadheet.addMenu (‘Gửi Email’, menuItems);

Chỉ cần đảm bảo rằng bạn nhập chính xác tên hàm của mình trong các dấu nháy đơn cho tham số Tên chức năng. Điều này cho phép một mục menu được tải lên trang tính mỗi khi trang tính được mở.

Các chức năng mới

Giờ đây, bất cứ khi nào bạn mở bảng tính hàng tháng để xem lại tất cả dữ liệu, bạn chỉ cần nhấp vào mục menu để gửi email. Điều này sẽ chạy chức năng mới của bạn và gửi tất cả các email đó cho bạn. Một công việc có thể mất hàng giờ để hoàn thành bây giờ chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Leave A Reply

Your email address will not be published.