Học PowerPoint – Bài 2: Lưu và chia sẻ bài thuyết trình

Bất cứ khi nào tạo bản trình bày mới trong PowerPointTất cả các bạn cần biết cách lưu nó để xem lại và chỉnh sửa sau này. Microsoft PowerPoint cho phép bạn lưu File vào máy tính của mình. Nếu muốn, bạn cũng có thể lưu File vào đám mây bằng OneDrive. Bạn thậm chí có thể xuất và Chia sẻ bản trình bày trực tiếp từ PowerPoint.

Microsoft PowerPoint online Microsoft PowerPoint

Lưu và Lưu dưới dạng

PowerPoint cung cấp hai cách để lưu File: Lưu và Lưu dưới dạng. Hai tùy chọn này giống nhau về chức năng, chỉ có một số khác biệt:

  • Tiết kiệm: Khi tạo và chỉnh sửa bản trình bày, bạn sẽ sử dụng lệnh Lưu để lưu các thay đổi của mình. Bạn sẽ cần phải sử dụng lệnh này nhiều lần. Khi lưu File, bạn chỉ cần chọn tên và vị trí File lần đầu tiên. Sau đó, chỉ cần nhấp vào lệnh Save để lưu nó với tên và vị trí giống như lần lưu cuối cùng.
  • Lưu thành: Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo bản sao của bản trình bày của mình trong khi vẫn giữ bản gốc. Khi sử dụng Save As, bạn cần chọn một tên hoặc vị trí khác cho phiên bản đã sao chép.

Giới thiệu về OneDrive

Nhiều chức năng trong Microsoft Office, bao gồm cả PowerPoint, đều hướng tới việc lưu và chia sẻ tài liệu online qua OneDrive – một dịch vụ lưu trữ online cho các tài liệu và File. Nếu bạn muốn sử dụng OneDrive, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào PowerPoint bằng tài khoản Microsoft.

Để lưu bản trình bày của bạn:

Điều quan trọng cần nhớ là lưu bản trình bày của bạn bất cứ khi nào bạn Start một dự án mới hoặc thay đổi nội dung hiện có. Lưu sớm và thường xuyên có thể tránh mất nội dung. Bạn cũng cần chú ý nơi lưu bài thuyết trình để sau này có thể dễ dàng lấy lại.

1. Tìm và chọn đơn hàng Tiết kiệm trên Thanh công cụ truy cập nhanh.

Tải game crack việt hoá tại: https://daominhha.com
Control Panel dải băng PowerPoint

2. Nếu lưu File lần đầu tiên, bảng Lưu thành sẽ xuất hiện trong Xem hậu trường.

3. Sau đó, bạn cần chọn một vị trí để lưu File và đặt tên cho File. Nhấp chuột Duyệt qua để chọn một vị trí trên máy tính của bạn. Bạn cũng có thể nhấp vào Một ổ Disk để lưu File vào OneDrive.

Lưu File PowerPoint

4. Hộp Lưu thành sẽ hiển thị. Chọn nơi bạn muốn lưu bản trình bày của mình.

5. Nhập tên File cho bản trình bày, sau đó nhấp vào Tiết kiệm.

Hộp thoại lưu File

6. Bài thuyết trình sẽ được lưu. Bây giờ hãy nhấp vào lệnh Tiết kiệm một lần nữa để lưu các thay đổi của bạn khi bạn chỉnh sửa bản trình bày của mình.

* Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh Tiết kiệm bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.

Sử dụng Save As để tạo một bản sao

Nếu bạn muốn giữ bản gốc và lưu một phiên bản khác của bản trình bày của mình, bạn có thể tạo một bản sao. Ví dụ: nếu có tên File Trình bày khách hàng, bạn có thể lưu nó dưới dạng Bản trình bày khách hàng 2. Nhờ đó, bạn có thể chỉnh sửa File mới nhưng vẫn so sánh với bản gốc khi cần thiết.

Để làm điều này, bạn sẽ nhấp vào lệnh Lưu thành trong trình xem Hậu trường. Giống như khi lưu File lần đầu tiên, bạn cần chọn vị trí lưu và đặt tên cho File.

Tùy chọn Lưu dưới dạng

Để thay đổi vị trí lưu mặc định

Nếu bạn không muốn sử dụng OneDrive, bạn có thể bực bội vì OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu. Nếu bạn tìm thấy một vị trí thuận tiện hơn, bạn có thể thay đổi nơi lưu File mặc định, chẳng hạn PC này.

1. Nhấp vào tab Tập tin để truy cập cửa sổ Backstage.

Tùy chọn lưu File mặc định

2. Nhấp vào Tùy chọn.

Nhấp vào Tùy chọn

3. Hộp thoại Tùy chọn PowerPoint sẽ hiển thị. Chọn Lưu, chọn hộp cạnh Lưu vào máy tính theo mặc định, sau đó nhấp vào đồng ý. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.

Tùy chọn PowerPoint

Sử dụng AutoRecover

PowerPoint tự động lưu bản trình bày vào khay nhớ tạm trong khi bạn đang làm việc trên chúng. Nếu bạn quên lưu các thay đổi của mình hoặc PowerPoint gặp sự cố, bạn có thể khôi phục File bằng Tự động phục hồi.

Để sử dụng AutoRecover

1. Mở PowerPoint. Nếu tìm thấy các phiên bản được lưu tự động của File, bảng Khôi phục tài liệu sẽ hiển thị.

Bảng khôi phục tài liệu

2. Nhấp để mở một File hiện có. Bản trình bày sẽ được khôi phục.

* Theo mặc định, PowerPoint tự động lưu sau mỗi 10 phút. Nếu bạn đang chỉnh sửa bản trình bày dưới 10 phút, PowerPoint có thể không tạo phiên bản tự động lưu.

* Nếu bạn không thấy File mong muốn, bạn có thể duyệt qua tất cả các File tự động lưu từ cửa sổ Backstage. Chỉ cần chọn tab Tập tin, nhấp chuột Quản lý bản trình bày, tiếp đó hãy chọn Khôi phục các bản trình bày chưa lưu.

Các tùy chọn để khôi phục File tự động

Xuất bản trình bày của bạn

Theo mặc định, bản trình bày PowerPoint được lưu dưới dạng File .pptx. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần sử dụng các loại File khác như PDF, PowerPoint 97 – 2003. Thật dễ dàng để xuất bản trình bày từ PowerPoint sang các loại File khác nhau, bao gồm:

  • PDF
  • Video
  • Gói cho CD: Tùy chọn lưu bản trình bày vào thư mục với Microsoft PowerPoint Viewer, một trình chiếu đặc biệt mà bất kỳ ai cũng có thể tải xuống.
  • Tài liệu phát tay: Phiên bản in của tài liệu trình chiếu.
  • Loại File khác: Lưu bản trình bày ở các định dạng khác, bao gồm PNG, PowerPoint 97-2003.

Để xuất bản trình bày

Ví dụ: bài viết này sẽ lưu bản trình bày dưới dạng File PowerPoint 97-2003.

1. Nhấp vào tab Tập tin để truy cập Xem hậu trường.

2. Nhấp vào Xuất khẩu, rồi bấm vào tùy chọn mong muốn. Bài đã chọn Thay đổi loại File.

Xuất bản trình bày PowerPoint

3. Chọn loại File, sau đó nhấp vào Lưu thành.

Lưu File PowerPoint vào vị trí mong muốn

4. Hộp thoại Lưu thành sẽ hiển thị. Chọn vị trí bạn muốn xuất bản trình bày của mình, nhập tên File, sau đó bấm Tiết kiệm.

* Bạn cũng có thể sử dụng menu thả xuống Lưu kiểu, mẫu trong hộp thoại Lưu thành để lưu bản trình bày ở các loại File khác nhau. Vui lòng chọn loại File mà người khác có thể mở.

Chọn định dạng đầu ra PDF cho PowerPoint

Chia sẻ bản trình bày

Chia sẻ và cộng tác trên các bản trình bày PowerPoint thật đơn giản và dễ dàng qua OneDrive. Trước đây, nếu bạn muốn chia sẻ File với ai đó, bạn có thể gửi File đó dưới dạng File đính kèm trong email. Mặc dù thuận tiện, hệ thống tạo ra nhiều phiên bản của cùng một File. Điều này có thể gây khó khăn cho người dùng trong việc phân loại.

Khi bạn chia sẻ bản trình bày từ PowerPoint, bạn có thể cấp cho người khác quyền truy cập File. Điều này cho phép bạn và những người được chia sẻ của bạn chỉnh sửa trên bản trình bày mà không cần phải theo dõi nhiều phiên bản.

* Để chia sẻ bản trình bày, trước tiên bạn phải lưu nó vào OneDrive.

Để chia sẻ bản trình bày

1. Nhấp vào tab File để mở nó Xem hậu trường, sau đó nhấp vào Chia sẻ.

Tùy chọn chia sẻ trong PowerPoint

2. PowerPoint sẽ trở lại chế độ xem bình thường và mở bảng Chia sẻ ở phía bên phải của cửa sổ. Tại đây, bạn có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu, xem danh sách những người có quyền truy cập vào tài liệu, cấp quyền cho người có thể chỉnh sửa hoặc chỉ xem tài liệu.

Bảng chia sẻ File trong PowerPoint

Video hướng dẫn lưu và chia sẻ bản trình bày PowerPoint

Trên đây là Cách lưu và chia sẻ File bản trình bày PowerPoint. Hy vọng bài học PowerPoint này hữu ích với bạn.