Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets

Cách tạo bộ lọc trong Google Trang tính không quá phức tạp. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn tạo bộ lọc trên Google Trang tính theo cách đơn giản nhất.

Hướng dẫn chi tiết về cách quản lý thông tin trong Google Trang tính
Hướng dẫn chi tiết về cách quản lý thông tin trong Google Trang tính

Trong thời đại công nghệ thông tin, dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong hầu hết mọi thứ. Do lượng thông tin dồi dào, không dễ để hiểu được ý nghĩa thực sự của chúng.

May mắn thay, chúng tôi có bảng tính. Một công cụ tuyệt vời để phân tích cấu trúc dữ liệu. Tính năng này được tích hợp trong nhiều phần mềm Office hiện nay như Microsoft Excel, Google Sheets …

Trong bài hướng dẫn này, hãy cùng Download.vn tìm hiểu nhé bộ lọc trong Google Trang tính và cách sử dụng nó để lọc dữ liệu thông minh hơn. Sau đó, bạn sẽ tìm hiểu thêm về bí quyết sử dụng chức năng phân loại của Google Trang tính để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bạn muốn.

Cách lọc dữ liệu trong Google Trang tính

1. Phân loại dữ liệu trong Google Trang tính

Phân loại dữ liệu trong Google Trang tính Thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính. Khi nói đến phân loại, bạn nên xem xét hai yếu tố chính:

  1. Phân loại dữ liệu dựa trên cột nào? Ví dụ: Phân loại danh sách bán hàng theo tổng doanh số.
  2. Làm thế nào để phân loại dữ liệu? Ví dụ: phân loại dữ liệu bán hàng từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

Key để sắp xếp ở đây là đảm bảo rằng tất cả thông tin trong bảng đều được phân loại. Cụ thể, mỗi hàng dữ liệu được coi như một “bản ghi” hoặc điểm dữ liệu. Mỗi hàng chứa một điểm dữ liệu, mỗi hàng có các thuộc tính riêng hoặc mô tả về dữ liệu đó.

Ví dụ: Mỗi hàng trong bảng tính có thể đại diện cho số lượng sản phẩm được bán online. Mỗi cột (thuộc tính) sau đó ghi lại các thông tin chính về đợt bán hàng như thời gian bán hàng, địa chỉ của khách hàng và tổng số lượng.

Tải game crack việt hoá tại: https://daominhha.com
Ví dụ về cách tổ chức dữ liệu trong Google Trang tính
Trong ví dụ này, mỗi hàng là một ứng viên mà công ty đang tuyển dụng, mỗi cột là một thuộc tính mô tả họ

Khi sắp xếp dữ liệu, điều quan trọng là phải nhóm chúng đúng cách. Nếu bạn chỉ phân loại cột chứa số lần bán hàng, bạn sẽ có vùng dữ liệu không khớp, chẳng hạn như lần bán hàng $ 100 với tên khách hàng được chỉ định không chính xác.

Đó là lý do tại sao việc phân loại dữ liệu đúng cách là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một vài ví dụ minh họa giúp bạn hiểu rõ hơn.

Cách phân loại dữ liệu trong Google Trang tính

Một trong những tác vụ sắp xếp phổ biến nhất trong Google Trang tính được đặt hàng từ A-Z. Nó luôn giúp việc đọc thông tin dễ dàng hơn, đồng thời đơn giản hóa việc tìm kiếm theo hàng.

Trước khi Start sắp xếp, trước tiên bạn cần đánh dấu toàn bộ bảng. Hành động này giảm thiểu khả năng chúng tôi vô tình sắp xếp sai cột hoặc chỉ một phần của dữ liệu.

Sau khi đánh dấu tất cả dữ liệu, hãy chuyển đến tùy chọn menu Dữ liệu> Phạm vi sắp xếp, bạn sẽ thấy ảnh chụp màn hình sau:

Phân loại dữ liệu của bạn bằng công cụ tiện lợi có sẵn trong Google Trang tính
Phân loại dữ liệu của bạn bằng công cụ tiện lợi có sẵn trong Google Trang tính

Mặc dù có tùy chọn sắp xếp từ AZ hoặc ZA, nhưng việc sử dụng công cụ Google Trang tính tích hợp để sắp xếp sẽ dễ dàng hơn nhiều. Hình minh họa dưới đây là một ví dụ điển hình cho điều đó. Chỉ cần chọn cột bạn muốn sắp xếp.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn đang chấm điểm theo hướng mong muốn. Đối với dữ liệu văn bản, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc ngược lại.

Chọn tùy chọn bạn muốn Google Trang tính áp dụng cho lựa chọn
Chọn tùy chọn bạn muốn Google Trang tính áp dụng cho lựa chọn

Sau khi thực hiện, bạn sẽ thấy dữ liệu được sắp xếp khoa học và dễ nhìn. Lưu ý, trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bài viết phân loại dữ liệu theo tên công ty mà ứng viên làm việc.

Bảng tính sau khi áp dụng công cụ phân loại Google Trang tính
Bảng tính sau khi áp dụng công cụ phân loại Google Trang tính

Bạn cũng nên quản lý dữ liệu khi sắp xếp. Trường hợp xấu nhất là bạn chỉ sắp xếp một cột, trong khi phần còn lại của dữ liệu vẫn ở nguyên vị trí. Trên thực tế, trong hình trên, cột ID không còn (1,2,3,4…) theo thứ tự mà tất cả các cột dữ liệu được di chuyển từng bước.

2. Phân loại dữ liệu theo 2 quy tắc trong Google Trang tính

Làm gì khi bạn muốn phân loại thông tin dựa trên hai loại? Ví dụ: sắp xếp dữ liệu nhân viên theo mức độ quan tâm và tên công ty.

Đánh dấu dữ liệu và quay lại menu Dữ liệu> Phạm vi sắp xếp. Lần này, nhấp vào Thêm một cột sắp xếp khác để thêm tiêu chí phân loại dữ liệu thứ hai. Bây giờ bạn có thể sắp xếp thông tin dựa trên nhiều quy tắc.

Trong menu này, thứ tự quan trọng. Hãy nhớ quy tắc đầu tiên là “sắp xếp theo“, Quy tắc thứ hai là”sau đó bởi“. Trong ví dụ dưới đây, bài viết đã thiết lập các tiêu chí để phân loại mối quan tâm, tiếp theo là công ty. Tất cả đều theo thứ tự bảng chữ cái.

Nhấp vào thêm một cột sắp xếp khác để thêm các quy tắc sắp xếp dữ liệu khác vào bảng tính Google Trang tính của bạn
Nhấp vào thêm một cột sắp xếp khác để thêm các quy tắc sắp xếp dữ liệu khác vào bảng tính Google Trang tính của bạn

Việc sử dụng phân loại nhiều cấp này thực sự xác định cách dữ liệu được hiển thị. Bạn có thể thêm bao nhiêu quy tắc sắp xếp dữ liệu tùy thích.

3. Sử dụng bộ lọc Google Trang tính

Trong khi sắp xếp thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính, các bộ lọc sẽ thay đổi thông tin hiện có trong bảng tính. Đây là cách áp dụng bộ lọc Google Trang tính để thu hẹp dữ liệu khi xem.

Để Start thêm bộ lọc, hãy đánh dấu bảng dữ liệu, sau đó đi tới Dữ liệu> Tạo bộ lọc trên menu Trang tính.

Bây giờ bộ lọc đang bật, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ ở góc trên bên phải của tiêu đề. Nhấp vào biểu tượng đó, bạn sẽ thấy danh sách các giá trị trong cột đó trong menu bật lên như sau:

Nhấp vào biểu tượng trong tiêu đề cột để chọn dữ liệu bạn muốn Google Trang tính thu gọn
Nhấp vào biểu tượng trong tiêu đề cột để chọn dữ liệu bạn muốn Google Trang tính thu gọn

Trong cửa sổ bật lên này, chỉ cần bật hoặc tắt các tiêu chí bạn muốn dữ liệu đáp ứng. Khi nhấn đồng ý, bảng tính sẽ được thu hẹp, chỉ hiển thị dữ liệu phù hợp với các quy tắc lọc mà bạn đã thiết lập trong Google Trang tính.

Tương tự như phân loại, bạn có thể áp dụng nhiều cấp độ lọc. Trong ví dụ dưới đây, bài viết được lọc theo cột lương – Mức lương.

Áp dụng bộ lọc hai cấp cho bảng tính trong Google Trang tính
Áp dụng bộ lọc hai cấp cho bảng tính trong Google Trang tính

Đây là một ví dụ hoàn hảo về ý nghĩa của bộ lọc Google Trang tính khi nói đến quản lý dữ liệu. Bằng cách kết hợp bộ lọc “sở thích” và “cấp bậc lương”, bạn có một danh sách được tuyển chọn gồm hai trong số 100 ứng viên tiềm năng.

Sự khác biệt quan trọng cần ghi nhớ là lọc không xóa hoặc loại bỏ chúng. Dữ liệu vẫn ở trong bảng và chỉ đợi hiển thị lại khi bạn thay đổi cài đặt bộ lọc.

Cẩn thận “thiếu” dữ liệu

Đây là một vấn đề mọi người nghĩ đến khi xử lý dữ liệu đã lọc. Rất khó để nói chính xác điều này. Do đó, tốt nhất bạn nên xem xét hai yếu tố sau:

  1. Biểu tượng bộ lọc nằm ở đầu cột.
  2. Số hàng trong Google Trang tính nằm ở bên trái.

Hai mẹo này đảm bảo bạn không bao giờ hết dữ liệu trong bảng tính của mình.

Lưu ý biểu tượng bộ lọc phía trên cột F và số hàng ở ngoài cùng bên trái của trang tính không theo thứ tự
Lưu ý biểu tượng bộ lọc phía trên cột F và số hàng ở ngoài cùng bên trái của trang tính không theo thứ tự

Lọc và phân loại là hai công cụ quan trọng để thu hẹp và chọn lọc dữ liệu một cách hiệu quả. Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn sử dụng Google Sheets tốt hơn.