Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel cho người mới

Biết rôi cách sử dụng Excel Trong thời đại công nghệ ngày nay là kỹ năng cần thiết giúp bạn xử lý công việc Office hiệu quả và có cơ hội thăng tiến. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng Excel thực sự hiệu quả. Bài viết xin chia sẻ Hướng dẫn sử dụng Excel Cơ bản cho người mới Start.

Hướng dẫn Excel cơ bản

Microsoft Excel từ lâu đã được biết đến là phần mềm bảng tính đáng tin cậy trong bộ Microsoft Office của hãng công nghệ hàng đầu thế giới. Microsoft liên tục cập nhật và phát triển phần mềm này để đáp ứng nhu cầu thị trường. Bạn có thể sử dụng Microsoft Excel cho nhiều mục đích khác nhau từ công việc, học tập đến cá nhân …

Nếu bạn đang tìm cách tự học Excel cho người mới Start thì đừng ngần ngại tham khảo bài hướng dẫn dưới đây.

  • 1. Microsoft Excel là gì?
  • 2. Kiến thức cơ bản về Excel
  • 3. Tab và ruy-băng Excel
  • 4. Thanh công cụ truy cập nhanh
  • 5. Tùy chọn bảng tính
  • 6. Làm việc với các cột, hàng và ô trong Excel
    • a, Chọn toàn bộ cột hoặc hàng
    • b, Chọn nhóm cột, hàng hoặc ô
    • c, Chọn cột, hàng hoặc ô liền kề
    • d, Lựa chọn các cột, hàng và ô phân tán
    • e, Chèn hoặc xóa cột, hàng, ô
    • f, Di chuyển cột, hàng hoặc ô
    • g, Điều chỉnh kích thước cột hoặc hàng
    • h, Điều chỉnh kích thước để vừa với dữ liệu
  • 7. Định dạng cơ bản
  • 8. Công thức đơn giản: Autosum
  • 9. Start với Mẫu Excel

1. Microsoft Excel là gì?

Nói một cách đơn giản, Microsoft Excel là một ứng dụng bảng tính. Nó sử dụng một hệ thống các ô trong cột và hàng để thao tác, sắp xếp và tính toán dữ liệu. Bạn có thể sử dụng bảng tổng hợp (PivotTables), biểu đồ, công thức và hàm theo nhiều cách khác nhau.

Giao diện Microsoft Excel

Điều này cũng cho thấy rằng ứng dụng không bị giới hạn bởi các con số mặc dù tên của nó là “Excel”. Bạn có thể nhập nội dung, ảnh, video, đối tượng và nhiều loại dữ liệu khác để theo dõi, quản lý và dễ dàng xem thông tin.

a, Công dụng chính của Excel

  • Quản lý ngân sách gia đình và tài chính kinh doanh của bạn
  • Hóa đơn và biên lai
  • Theo dõi các dự án, đối tác, khách hàng và hồ sơ sức khỏe
  • Lập kế hoạch và lập lịch trình
  • Các mục cần kiểm tra và danh sách nhiệm vụ
  • Máy tính tài chính, khoản vay và thế chấp
  • Quản lý hàng tồn kho

b, Các phiên bản Excel

Đây chỉ là những cách sử dụng Excel phổ biến. Bất kể bạn đang sử dụng Excel để làm gì, có một số khái niệm cơ bản mà bạn cần biết:

Tải game crack việt hoá tại: https://daominhha.com

2. Kiến thức cơ bản về Excel

Đọc hướng dẫn này, bạn sẽ thấy nó lặp lại rất nhiều khái niệm. Làm quen với chúng sẽ giúp bạn hiểu các hướng dẫn và các bước tốt hơn.

Sổ làm việc và Bảng tính: Sổ làm việc là nơi bạn làm việc khi bạn mở Excel. Nó chứa các bảng tính. Một sổ làm việc có thể chứa nhiều sổ làm việc và bạn có thể dễ dàng di chuyển chúng theo tab nằm ở dưới cùng.

Ô: Bảng tính được tạo thành từ các khối hình chữ nhật, được gọi là các ô. Các ô chứa dữ liệu bạn nhập, số đến từ, hình ảnh và công thức. Nói cách khác, ô là vùng lưu trữ thông tin. Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào ô hoặc trong hộp văn bản cho ô đó ngay bên dưới dải băng.

Tên ô ở bên trái của thanh công thức. Theo mặc định, nó hiển thị cột và hàng tương ứng cho ô đó. Ví dụ: ô ở góc trên cùng bên trái của trang tính là A1 cho cột A, hàng 1.

Công thức và chức năng: Bạn có thể coi công thức như một phép tính hoặc một phương trình. Trong Excel, bạn có thể tạo công thức hoặc sử dụng các hàm dựng sẵn. Các công thức này có thể tự động tính toán các số bằng phép cộng, phép nhân …

Ngoài việc tính toán, bạn có thể sử dụng các tính năng này cho các mục đích khác như đếm số mục trong một cột hoặc hiển thị số mục tối thiểu hoặc tối đa trong một nhóm ô.

3. Tab và ruy-băng Excel

Bạn nên dành một chút thời gian để làm quen với dải băng Excel. Tương tự như các ứng dụng Microsoft khác, dải băng chứa các nút để sử dụng trong tab. Bạn có thể tùy chỉnh nó để điều hướng, thêm cả tab và nút. Nhưng theo mặc định, tab luôn ở bên dưới.

Tab và ruy-băng Excel

Các tab Excel và Ribbon bao gồm:

  • Tập tin: Tạo sổ làm việc mới, mở File hiện có, lưu, in và chia sẻ bảng tính và sổ làm việc.
  • Trang Chủ: Ctrl clipboard, phông chữ, căn chỉnh văn bản, đánh số, định dạng, ô và chỉnh sửa.
  • Chèn: Chèn bảng, biểu đồ, hình minh họa, bộ lọc, liên kết.
  • Vẽ tranh: Sử dụng các công cụ vẽ như tạo vùng chọn, xóa, bút và tô sáng.
  • Bố trí trang: Điều chỉnh giao diện bảng tính, thiết lập trang, phù hợp với nội dung, các tùy chọn bảng tính.
  • Công thức: Chọn công thức, hàm từ thư viện, kiểm tra công thức.
  • Dữ liệu: Nhận và truyền dữ liệu, xem truy vấn, kết nối, sắp xếp, lọc, sử dụng các công cụ dữ liệu.
  • Ôn tập: Sử dụng các công cụ chỉnh sửa, phân quyền view, ngôn ngữ, bình luận.
  • Lượt xem: Thay đổi dạng xem sổ làm việc, hiển thị các mục, phóng to, thu nhỏ và làm việc với các cửa sổ.

Ngoài ra, hãy chú ý Cho tôi biết bạn muốn làm gì. Nếu bạn cần trợ giúp hoặc muốn biết thêm thông tin về tính năng, chỉ cần nhập từ Key vào ô đó để xem kết quả.

4. Thanh công cụ truy cập nhanh

Giống như tab và ruy-băng, đây cũng là thanh công cụ bạn nên làm quen trước khi sử dụng. Nó ở trên cùng bên trái của Excel. Thanh công cụ truy cập nhanh rất quan trọng vì nó cho phép bạn nhanh chóng hoàn tác và làm lại một hành động và lưu File.

Thanh công cụ truy cập nhanh

Nếu bạn làm sai, muốn làm lại chỉ cần bấm vào nút Hoàn tác. Nhấp một lần, nó sẽ trở lại tác vụ gần đây nhất. Nếu bạn tiếp tục bấm, sổ làm việc sẽ trở lại trạng thái bạn đã thực hiện trong hai thao tác trước đó. Bên cạnh đó, bạn có thể bấm vào phím mũi tên bên Hoàn tác và chọn tất cả các hành động bạn muốn hoàn tác.

Nếu bạn hoàn tác một hành động, thì bạn có thể nhấn nút Làm lại để làm lại hoạt động vừa Hoàn tác. Nó hoạt động chính xác như một nút Hoàn tác. Bạn có thể nhấp vào nút hoặc sử dụng mũi tên bên cạnh nó Làm lại để đảo ngược nhiều hành động cùng một lúc.

Thắt nút Tiết kiệm cho phép bạn nhanh chóng lưu một File đang làm việc với tên File hiện tại.

5. Tùy chọn bảng tính

Tùy chọn bảng tính trong excel

Quản lý một số lượng lớn bảng tính thật dễ dàng với Excel. Bạn có thể sử dụng nhiều trang tính cùng một lúc nếu cần. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các bảng tính khác nhau trong nhiều tháng hoặc nhiều năm để quản lý vị trí kho sản phẩm, tài trợ nợ, công ty tín dụng hoặc thiết bị chăm sóc sức khỏe …

Ngoài ra, bạn có thể tận dụng các tính năng cơ bản của Excel, bao gồm:

  • Thêm bảng tính: Nhấp vào nút dấu cộng ở dưới cùng bên cạnh trang tính cuối cùng.
  • Sắp xếp lại bảng tính: Giữ tab sổ làm việc và kéo nó đến vị trí mới trong sổ làm việc.
  • Đặt tên cho bảng tính: Bấm đúp vào tab bảng tính, sau đó nhập tên mới. Theo mặc định, tên của chúng ban đầu là Trang tính 1, Trang tính 2 …
  • Tab bảng tính màu: Nhấp chuột phải vào tab trang tính đó, chọn Tab màu sau đó nhấp vào màu yêu thích của bạn.
  • Bảo vệ bảng tính: Nhấp chuột phải vào trang tính, chuyển đến Bảo vệ trang tính, thêm mật khẩu và nhấp vào tùy chọn của bạn.
  • Di chuyển hoặc sao chép bảng tính: Nhấp chuột phải vào tab trang tính => chọn Di chuyển hoặc sao chép. Sau đó, bạn có thể di chuyển sổ làm việc đến một vị trí khác trong sổ làm việc và tạo một bản sao của nó để sử dụng sau này.
  • Xóa bảng tính: Nhấp chuột phải vào trang tính, nhấp vào Xóa bỏ. Bạn cần xác minh hành động trong cửa sổ bật lên xuất hiện.

6. Làm việc với các cột, hàng và ô trong Excel

Các tính năng cơ bản nhất bạn phải nhớ khi tự học Excel bao gồm: chọn, chèn và xóa cột, hàng và ô.

a, Chọn toàn bộ cột hoặc hàng

Khi bạn di chuột qua tiêu đề cột hoặc số hàng, một mũi tên nhỏ sẽ xuất hiện. Nếu sau đó nhấp chuột được nhấp, toàn bộ cột hoặc hàng sẽ được chọn. Bạn có thể sử dụng điều này để áp dụng một tính năng, định dạng hoặc phân loại.

Chọn nhóm cột trong excel

b, Chọn nhóm cột, hàng hoặc ô

Có thể đôi khi bạn muốn chọn nhiều hơn một cột, ô hoặc hàng. Bạn có thể thực hiện điều này theo một số cách khác nhau, tùy thuộc vào vị trí của chúng: liền kề hoặc phân tán.

c, Chọn cột, hàng hoặc ô liền kề

Khi bạn muốn chọn các cột, hàng và ô liền kề, hãy chọn ô đầu tiên trước. Sau đó, giữ nút chuột và kéo qua phần còn lại. Bạn sẽ thấy một lựa chọn được đánh dấu. Thả nút chuột khi hoàn tất.

Chọn hàng trong Excel

Một cách khác là chọn ô đầu tiên, giữ phím Shift, rồi chọn ô cuối cùng. Nếu bạn làm như vậy, bạn có thể chọn toàn bộ nhóm từ trên xuống dưới.

Chọn hàng trong excel

d, Lựa chọn các cột, hàng và ô phân tán

Nếu bạn muốn chọn các cột, hàng hoặc ô không liền kề, hãy bấm vào vị trí đã chọn đầu tiên. Sau đó nhấn giữ phím Ctrl, tiếp tục nhấp vào các khu vực bạn muốn. Nhả chìa Key Ctrl Sau khi hoàn thành.

Chọn các ô nằm rải rác

e, Chèn hoặc xóa cột, hàng, ô

Bạn có thể dễ dàng thêm hoặc bớt các cột và hàng không còn cần thiết. Một lần nữa, hãy đặt con trỏ chuột vào chữ cái hoặc số, nhưng thay vì nhấp chuột trái, hãy nhấp chuột phải. Trong menu xuất hiện, hãy chọn Chèn hoặc Xóa.

Chèn hoặc xóa cột

Bạn cũng có thể ẩn (hiện) các cột hoặc hàng bằng cách chọn Ẩn giấu (hoặc là Bỏ ẩn) từ menu này.

Bạn có thể chèn hoặc xóa các ô tương tự như vậy. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận được một thông báo bật lên hỏi cách bạn muốn di chuyển các ô, hàng hoặc cột. Chỉ cần chọn và nhấn đồng ý.

Xóa ô trong excel

f, Di chuyển cột, hàng hoặc ô

Nếu bạn quyết định di chuyển cột, hàng hoặc ô đến một vị trí khác trong bảng tính, bạn có thể làm như vậy nhưng hãy thận trọng. Đầu tiên, chọn cột, hàng hoặc ô như hình trên. Đặt con trỏ chuột qua một trong các cạnh của nó để mũi tên bốn cạnh xuất hiện. Sau đó, di chuyển nó đến một vị trí mới bằng cách giữ nút chuột và kéo. Thả nút chuột khi hoàn thành tác vụ.

Di chuột ô trong Excel

Điều bạn phải cẩn thận ở đây là khi thả một cột, hàng hoặc ô nơi nó đã chứa dữ liệu. Trong trường hợp này, một cửa sổ bật lên hỏi bạn có muốn thay thế dữ liệu hay không sẽ được hiển thị. Nếu đây là một hành động lỗi, hãy nhấp vào Huỷ bỏ để hủy bỏ. Nó sẽ trở lại vị trí ban đầu. Nhưng nếu bạn muốn thay đổi dữ liệu thực tế, hãy nhấp vào đồng ý.

Xác thực thay thế dữ liệu

g, Điều chỉnh kích thước cột hoặc hàng

Bạn có thể muốn hiển thị tất cả hoặc một số cột và hàng trên trang tính ở các kích thước nhất định bất kể lượng dữ liệu mà chúng lưu trữ. Điều chỉnh chiều rộng hoặc chiều cao rất đơn giản và bạn có thể thực hiện theo hai cách:

Cách 1: Bạn chọn và nhấp chuột phải vào một cột hoặc một hàng. Trong menu, chọn Chiều rộng cột hoặc là Chiều cao hàng, phụ thuộc vào những yếu tố bạn muốn thay đổi. Trong cửa sổ bật lên xuất hiện, bạn sẽ thấy chiều rộng và chiều cao hiện tại. Thay thế nó bằng số bạn muốn và nhấn đồng ý.

Điều chỉnh độ rộng cột

Cách 2: Chọn cột hoặc hàng bạn muốn thay đổi kích thước. Di chuyển chuột qua đường viền cho đến khi xuất hiện mũi tên 2 chiều. Giữ nút chuột và kéo cho đến khi đạt được kích thước mong muốn.

Điều chỉnh kích thước excel

h, Điều chỉnh kích thước để vừa với dữ liệu

Nếu bạn muốn có kích thước cột / hàng vừa vặn, bạn có thể thực hiện chỉ với vài cú nhấp chuột. Đầu tiên, chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấp vào hình tam giác ở góc dưới bên trái, nằm giữa A và 1.

Sau đó, di chuyển chuột giữa hai cột cho đến khi bạn thấy mũi tên hai chiều, nhấp đúp. Tiếp theo, làm tương tự cho hàng. Bạn sẽ thấy rằng cả cột và hàng đều phù hợp với dữ liệu. Nó sẽ tự động thay đổi kích thước ô theo vị trí có dữ liệu dài nhất.

Điều chỉnh ô Excel để vừa với dữ liệu

7. Định dạng cơ bản

Excel cung cấp nhiều định dạng bảng tính khác nhau, từ cơ bản đến nâng cao. Vì hướng dẫn cho người mới Start, bài viết này sẽ liệt kê một số mẹo định dạng đơn giản.

a, Phông chữ, đánh bóng và tô màu

Định dạng bảng tính excel

Dù mục đích của Excel là gì, định dạng cột, hàng và ô cơ bản có thể giúp bạn xem dữ liệu dễ dàng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàng đầu tiên của trang tính để chèn tiêu đề. Trong bảng sản phẩm trên, bạn có thể áp dụng cho số mặt hàng, tên sản phẩm và giá cả.

Chọn hàng, sau đó áp dụng định dạng mong muốn bằng các tùy chọn trên tab Trang đầu. Ở đây, bạn có thể tô đậm phông chữ, tô sáng bóng và tô phông chữ.

  1. Chọn hàng đầu tiên.
  2. Nhấp chuột Dũng cảm.
  3. Nhấp vào phím mũi tên bên cạnh nó Tô màu và chọn màu.
  4. Nhấp vào phím mũi tên bên cạnh nó Màu chữ và chọn màu.

Hãy nhớ hướng dẫn này áp dụng cho toàn bộ hàng đầu tiên. Nếu chỉ có một vài cột, bạn chỉ có thể chọn một số ô nhất định trong hàng đó rồi định dạng lại chúng.

b, Ngày tháng, tiền tệ và số thập phân

Nếu bạn định tạo một bảng tính theo dõi, thì định dạng tự động cho ngày tháng, đơn vị tiền tệ và số thập phân sẽ thuận tiện hơn. Bạn có thể áp dụng từng quy tắc định dạng chỉ với một vài cú nhấp chuột từ tab Trang chủ.

Ngày

Định dạng ngày tháng

Cột Ngày Trên bảng tính có nhiều ý nghĩa khác nhau như ngày nhập dữ liệu, ngày mua hàng, ngày hết hạn …

  1. Chọn cột, hàng và ô mà bạn nhập ngày.
  2. Trong Con số Trên ruy-băng, bấm vào phím mũi tên bên trong Chung.
  3. Chọn Ngày ngắn hạn hoặc là Ngày dài từ hộp thả xuống.

Lưu ý nếu sử dụng Ngày dài, các từ và số sẽ hiện ra bên dưới, bạn không cần gõ nữa. Ví dụ: nếu bạn chọn Long Date và nhập “14/2/18”, nó sẽ tự động chuyển thành “Thứ 4, ngày 14 tháng 2 năm 2018.”

Tiền tệ

Bảng tiền tệ Excel

Nếu bạn đang chuẩn bị ngân sách, bảng giá hoặc bảng tính hóa đơn, bạn có thể áp dụng định dạng tiền tệ hiện tại theo hai cách khác nhau.

Cách 1

  1. Chọn hộp nhập cột, hàng, đơn vị tiền tệ.
  2. Trong Con số Trên ruy-băng, bấm vào phím mũi tên bên trong Chung.
  3. Chọn Tiền tệ từ hộp thả xuống.

Cách 2

  1. Cách này cho phép bạn chọn đơn vị tiền tệ mong muốn
  2. Chọn hộp nhập cột, hàng, đơn vị tiền tệ.
  3. Trong Con số trên ruy-băng, nhấp vào phím mũi tên tiếp theo Tiền tệ.
  4. Chọn đơn vị tiền tệ bạn muốn sử dụng.

Thập phân

Định dạng số thập phân trong Excel

Bạn có thể sử dụng định dạng thập phân để điều chỉnh tiền tệ hoặc số đơn giản. Ví dụ: bạn có thể quản lý trình độ của học sinh, ngay cả khi các vị trí thập phân được yêu cầu. Tất cả những gì bạn cần làm là làm theo hai bước sau:

  1. Chọn cột, hàng hoặc ô nơi số được nhập.
  2. Trong Con số trên ruy-băng, nhấp vào nút Tăng thập phân hoặc là Giảm số thập phân phụ thuộc vào định dạng số hiện tại.

c, Định dạng số bổ sung

Định dạng số Excel bổ sung

Con số trên tab Trang Chủ Ngoài ra còn có nhiều cách khác để định dạng số. Chúng cực kỳ hữu ích khi xử lý các số trong Excel.

Các tùy chọn này bao gồm thời gian, phân số, tỷ lệ phần trăm … Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp vào liên kết Nhiều định dạng số hơn nằm bên dưới để xem các tùy chọn như mã zip, số điện thoại và các tùy chọn tùy chỉnh.

8. Công thức đơn giản: Autosum

Một trong những tính năng tiết kiệm thời gian nhất trong Excel là công cụ AutoSum. Nó rất dễ sử dụng và giúp bạn giảm các lỗi tính toán. Nếu bạn đang sử dụng Excel để quản lý thu nhập, chi phí hoặc nợ, bạn chắc chắn cần sử dụng tính năng AutoSum.

Nó có thể thêm, trung bình, đếm hoặc tìm số nhỏ nhất, lớn nhất cho một cột, hàng hoặc nhóm ô. Theo mặc định, nút Autosum nằm trên tab Trang chủ ở phía bên phải. Bạn cũng có thể truy cập nó từ tab Công thức.

Hàm tính tổng trong Excel

Nếu chỉ bấm vào nút AutoSum, nó sẽ tự động chèn hàm sum. Tuy nhiên, nếu bạn bấm vào phím mũi tên, bạn sẽ thấy các công thức thường dùng khác.

Nếu bạn muốn thêm một cột số, trước tiên hãy nhấp vào ô bạn muốn hiển thị tổng. Tiếp theo, nhấp vào nút AutoSum. Excel tự động phát hiện số bạn muốn thêm. Chúng sẽ được đánh dấu và bạn có thể thấy công thức xuất hiện, ví dụ: = SUM (C2: C7).

Lưu ý: Công thức chỉ dấu bằng. SUM là một hàm toán học. C2: C7 là các ô mà hàm tính toán được áp dụng.

Nếu công thức đúng, chỉ cần nhấn phím Đi vào. Các số được tính toán sẽ xuất hiện trong ô liên quan.

Excel tự động tổng hợp cho bạn

Các tùy chọn khác trong AutoSum hoạt động theo cách tương tự. Trong trường hợp bạn muốn tính giá trị trung bình của một nhóm ô. Đầu tiên, hãy nhấp vào hộp mà bạn muốn hiển thị giá trị trung bình. Tiếp theo, nhấp vào mũi tên cho nút AutoSum. Một lần nữa, Excel tự động phát hiện số, đánh dấu ô, cung cấp công thức. Bấm phím Đi vào để chèn số trung bình.

Excel có thể tự tính giá trị trung bình

Như đã đề cập trong phần Các khái niệm cơ bản về ExcelPhần mềm này có nhiều công thức và hàm toán học hữu ích, bao gồm các hàm nâng cao để đáp ứng nhu cầu của người dùng chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn biết cách chúng hoạt động, hãy khám phá và thử mọi công thức trong tab Công thức.

9. Start với Mẫu Excel

Một trong những cách tốt nhất để Start với Excel là sử dụng một mẫu. Bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn trong Excel và trên các trang bên ngoài.

a, Mẫu có sẵn trong Excel

Để xem các tùy chọn trong Excel, hãy bấm File> Mới. Sau đó, bạn sẽ thấy các mẫu, danh mục có thể chọn và hộp tìm kiếm từ Key.

Mẫu Excel

Bộ sưu tập mẫu khá phong phú từ lịch, kế hoạch đơn giản đến các báo cáo tài chính hay bảng cân đối phức tạp … Muốn xem mẫu nào thì bấm vào đó để đọc mô tả và kích thước tải trong pop-up. Nếu bạn muốn sử dụng nó, hãy nhấp vào nút Tạo nên.

Chọn mẫu excel từ bên ngoài

b, Mẫu Excel của bên thứ ba

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các mẫu bên ngoài hoặc tự tạo. Từ một công cụ gây quỹ đến một lịch hữu ích, việc lưu bảng tính làm mẫu dễ dàng hơn bạn tưởng tượng.

Hi vọng bài hướng dẫn tự học Excel này sẽ mang lại một khởi đầu thuận lợi cho người mới. Chúc may mắn!

Xem một số hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel: